Clatum goes HEssenDIGITAL
Was die OMR für das Online-Marketing in Deutschland sein mag, ist HEssenDIGITAL für die Digitalisierung von Behörden im Clatum Heimatbundesland Hessen. Entsprechend war eine sechs-köpfige Delegation im März vor Ort – gespannt auf Input und vor allem mit eigenem Produkt, dem OZF, Online-Zugangsformular, im Gepäck. Ein Rückblick.
Ein Fazit? Matthias Haffke, Geschäftsführer der Clatum Consulting Group, muss die gesammelten Eindrücke kurz reflektieren. Seine Gesichtsausdrücke pendeln zwischen verkniffen und schmunzelnd, zumeist aber angestrengt nachdenkend. „Das fällt gar nicht so einfach. Was fest steht: Das Bild, das hier von allen Beteiligten gezeichnet wurde, ist ein großes. Man hört in jedem Vortrag und jeder Wortmeldung heraus, dass es die Herausforderungen bei der Digitalisierung unserer Verwaltungen auch sind. Zum Glück gilt das aber auch für die Bemühungen der Menschen hier und ihrer Mitstreiter, sei es nun in Dienststellen oder in der Privatwirtschaft.“ Dann holt Haffke jedoch zum großen ABER aus: „Ich habe den Verdacht und die ernsthafte Befürchtung, dass wir, sollten wir uns in einem Jahr wieder treffen, leider trotz all dem exakt dieselben Stimmen hören werden und, und das ist das schlimme dabei, leider wieder keine ernsthaften und greifbaren Schritte nach vorne gekommen sind.“
OZF setzt an der Wurzel an
Das erschreckende: Auch zu diesem Befund schien vor Ort weitgehend Einigkeit zu herrschen. Die Digitalisierung in Deutschland schreitet viel zu langsam voran. Bestes Beispiel: das Onlinezugangsgesetz. 2017 öffentlichkeitswirksam verabschiedet, gab es vor, dass ein Großteil der Behördengänge bis Ende 2022 digitalisiert werden sollten. Stand 8. März 2023 (!): Das Ziel wurde nicht nur deutlich gerissen, sondern sein Erreichen ist flächendeckend noch nicht einmal ansatzweise in Sicht. Und nun?
Auf Gründe dafür, dass es bis dato auf den verschiedenen Ebenen der deutschen Behörden und Verwaltungen nicht gelungen ist, dem Herr zu werden, konnte sich bei HEssenDIGITAL schnell geeinigt werden. Woran es mangelt, sind Lösungen und die Bereitschaft respektive Entscheidung die zweifelsohne bereits vorhandenen Optionen mit Überzeugung zu wählen und umzusetzen.
An diesem Punkt brachte sich die Clatum gemeinsam mit ihrem Partner freedos IT GmbH aktiv bei HEssenDIGITAL ein und stellte das Onlinezugangsformular als Lösung vor. Der Clou dabei: Das OZF verspricht eine schnelle und unkomplizierte Digitalisierung von Behördengängen in Form von digitalen Formularen – und zwar unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Barriere- und Diskriminierungsfreiheit, etc.
Markus Rettig, OZF Product-Owner und mit seinem Thema Referent bei HEssenDIGITAL: „Wir haben heute immer wieder gehört, dass Behörden in der Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern mehr und mehr in eine Dienstleister-Kunden-Logik switchen wollen. Das bedeutet auch: Wie kann ich es meinem Kunden oder meiner Kundin so einfach wie möglich machen, meine Dienstleistung wahrzunehmen. Das ermöglicht das OZF, in dem jeder Gang zur Behörde, etwa die Anmeldung am neuen Wohnort sowie die Beantragung der Ausweisdokumente oder die Hundesteuer-Anmeldung, auch von zuhause über ein zeitgemäßes Bürgerportal erledigt werden kann.“
„Um im Bild zu bleiben: die Customer Experience wird dadurch einfach extrem aufgewertet.“ Und dieses Szenario ist mit dem OZF schon jetzt so viel greifbarer als die meisten denken. Rettig erklärt den Ansatz, den Clatum und freedos IT mit dem im eigenen Innovation Lab entwickelten Produkt verfolgen: „Wir versprechen eben nicht die eierlegende Wollmilchsau, sondern eine einfache und für Verwaltungen aller Größen handhabbare und erschwingliche Lösung. Am Ende steht vereinfacht gesprochen anstelle eines aufwendig auszufüllenden PDFs, für das ich sogar persönlich erscheinen muss, eine Website, auf der ich meine Daten in Ruhe und ohne Terminabsprache eintragen kann.“ Dabei kann das OZF an alle bestehenden Systeme angedockt werden. Auch ein eigenes DMS steht im Bedarfsfall bereit – und im Zweifel können im ersten Schritt auch einfache PDF-Dokumente an den zuständigen Mitarbeitenden zugestellt werden, der sie von dort aus weiterbearbeitet.
„So lösen wir uns vom großen Bild und befähigen die Digitalisierer in den Behörden nach und nach viele kleine Steine ins Rollen zu bringen, statt sich mit der Sissyphos-Aufgabe der Digitalisierung ihrer Verwaltung als großes Ganzes zu widmen“, schließt Matthias Haffke an seinen Eingangsgedanken an. „Wir sind überzeugt, dass das der Weg sein muss. Es braucht jetzt kleine Schritte in die richtige Richtung, Erfolgserlebnisse für alle, sodass auch das Vertrauen entsteht, dass wir das können. Auf dem bisherigen Weg wird uns das nicht gelingen, denn dann sprechen wir wohl leider nicht nur von Jahren, sondern von Jahrzehnten.“
Quo Vadis digitale Verwaltung?
Darauf möchte auch Geschäftsführerkollege Daniel Wagner nicht warten, ist aber auch zuversichtlich: „Die Resonanz auf unseren Input war ja sehr positiv, es gab auch interessante Nachfragen, die genau in die richtige Richtung gingen. Wir haben heute unseren Lösungsansatz vorstellen dürfen, die Erfahrungen, die wir dabei mit unseren Kunden und anderen Ansprechpartnern sammeln werden, werden bei der Weiterentwicklung des OZF helfen.“
Tatsächlich kann das Onlinezugangsformular bereits jetzt auch in der Praxis eingesetzt werden. Pilotprojekte sind bereits in Planung, interessierte Behörden können sich aber gerne auch aktiv an die Verantwortlichen wenden und dadurch sogar zu echten „first movers“ werden. Ausschlusskriterien gibt es dabei nicht: „Wir können theoretisch mit einem Formular starten und das kurz nach Beauftragung bereitstellen. So wurde das OZF konzipiert und entwickelt – keine Abers: einfach mal machen“, lacht Daniel Wagner.
Und ein Stück weit passt das auch zum Tagesverlauf. Immer wieder bezeichneten sich die Anwesenden als Familie – mit Blick auf den Austausch mit dem Netzwerk ein sehr treffender Begriff. Die Clatum ist dabei sicher noch ein junges Familienmitglied, das dadurch aber auch neue Impulse setzen kann. „Wir wollen ein Teil dieser Familie werden und unseren Beitrag dazu leisten, dass sie vorankommt.“
